Recomendaciones y hallazgo

Este conocimiento sobre tus movimientos de existencias y tus productos en stock te permitirá tomar decisiones fundamentadas acerca de las existencias dañadas, robos, productos de movimiento lento, y los procesos de almacén actuales.

Es muy importante estar preparado para tu inventario. A continuación se muestran las reglas a seguir para asegurar que el mismo transcurre sin problemas.

1. Establecer el stock que es propiedad de la compañía y la ubicación de las existencias

Identificar el stock que ya ha sido facturado a un cliente, pero que aún no ha sido recibido por el mismo y está todavía en el almacén/tienda. Además, el stock recibido en el almacén/tienda pero que aún no ha sido registrado en ningún sitio debería ser también identificado. Deben garantizarse las existencias mantenidas o consignadas en diferentes ubicaciones.

2. El almacén del stock necesita estar limpio y ordenado y los productos en stock deberán estar siempre perfectamente colocados.

Debe añadir etiquetas a las estanterías para identificar claramente los diferentes tipos de stock y su localización. Por ejemplo, esto le mostrará dónde se localizan las existencias, así como el tipo de stock.

Si lo considera oportuno, comparta con sus auditores una orientación clara sobre la dirección en la que deben contar, por ejemplo, empezar desde una ubicación específica y terminar en una localización determinada.

3. Herramientas requeridas para el inventario

Hojas de papel: esto muestra el número de existencias frente a cada artículo en stock.

Hojas de pérdidas y ganancias: verifique siempre el estado de las existencias mientras cuenta y tome nota si hay algún artículo dañado.

Manual de recuento: cuando cada artículo se cuenta y se registra por escrito en lugar de ser escaneado. Esto se da, normalmente, porque no hay códigos de barras.

Calculadora: para añadir los números totales y comprobar las diferencias.

Escaneado a mano: esto se da solo para el stock con código de barras.

4. No permita radios, teléfonos móviles, iPods y conversaciones nimias

Las distracciones pueden conducir fácilmente a errores.

5. Todos los productos de su stock deben ser contados. ¡Jamás estimados!

Puede resultar realmente tedioso, especialmente si cree tener una buena idea de las cantidades en stock, pero es mejor conseguir un registro exacto la primera vez. No debe olvidar las cajas que están físicamente abiertas; solo porque en la etiqueta indique que hay 75 artículos en la caja, no significa que realmente haya esa cantidad.

6. Verifique el número de unidades del recuento físico comparándolo con las unidades registradas. Vuelva a verificar siempre las discrepancias.

Tome nota siempre de todas las varianzas y haga un seguimiento cuando sea necesario para identificar las causas por las que se producen esas discrepancias.

 7. Actualice sus registros

Cuando el inventario haya finalizado, actualice los registros de stock en sus registros contables. Un inventario bien planificado dará lugar a una interrupción mínima, un registro contable preciso y proporcionará una base para tomar decisiones de negocio más fundamentadas.