Servicio de auditoría de stock para concesionarios de vehículos
Uno de los principales fabricantes de automóviles del mundo necesitaba una auditoría de los concesionarios para su departamento de contabilidad, y así comprobar si los planos de planta de los concesionarios se correspondían con el stock real in situ.
REQUERIMIENTO
El departamento de contabilidad del fabricante de automóviles necesitaba auditorías de vehículos para confirmar que los planos de planta de los concesionarios se correspondían con el stock real in situ:
- El nivel de maquinaria a verificar variaba según la ubicación
- Más de 000 vehículos en algunas instalaciones
- Una selección de concesionarios auditados
- Realización de recuentos adicionales en función de los resultados
SOLUCIÓN
RGIS trabajó con el departamento de contabilidad del fabricante de automóviles para llevar a cabo las auditorías de vehículos.
- Se envió un auditor por cada 100 vehículos para llevar a cabo el recuento inicial en unas pocas horas
- Parte del proceso consistía en obtener el kilometraje de los coches usados/de demostración, y también en realizar una recopilación de los vehículos que faltaban
- El cliente nos proporcionó una lista de todas las unidades que cabía esperar encontrar en cada concesionario, RGIS acudió al sitio y verificó cada unidad mediante el número de bastidor
- Cualquier unidad que no pudiera verse físicamente debía registrarse como una excepción válida, p. ej., “vendida” o “en demostración”
- Para la mayoría de los vehículos que faltaban fue preciso un proceso de reconciliación de alto nivel con presentación de los debidos justificantes – por ejemplo, porque se hubiera formalizado un acuerdo de préstamo –, y el concesionario tuvo que proporcionar los albaranes de entrega de todos los vehículos vendidos
RESULTADOS
Después de trabajar con RGIS, el departamento de contabilidad obtuvo lo siguiente:
- Al final de cada inspección, RGIS envió la lista de todos los vehículos vistos
- También se enumeraron las excepciones de cualquier vehículo que no se hubiera podido ver a través de una aplicación online externa
- Información acerca de si los concesionarios seguían correctamente los procedimientos y si daban parte sobre los incumplimientos cuando era necesario, como:
- Si el kilometraje de un vehículo de demostración había excedido una determinada cifra y el concesionario no había cambiado el estado del vehículo a “usado”
- Si un vehículo se había vendido y entregado, pero no pagado al cliente