Centro Educativo: inventario de activos (etiquetado y conteo)
Un Centro Educativo público situado en Madrid, requirió el apoyo de RGIS. El centro cuenta con aproximadamente 30 espacios docentes, de los cuales 20 son aulas, de las cuales 12 son aulas tecnológicas, equipadas con 28 puestos informáticos y 8 aulas digitales. Dentro de estos espacios, también cuentan con biblioteca, aula de música gimnasio, departamentos y oficinas, entre otros.
REQUERIMIENTO
El centro educativo necesitaba llevar a cabo un inventario completo de los activos fijos de todo el mobiliario y equipamiento eléctrico del recinto, por lo que requirió a RGIS lo siguiente:
- Para crear un nuevo registro de activos de cada activo dentro del ámbito del proyecto:
- Todo el mobiliario, incluidas estanterías, mesas, escritorios y sillas
- Equipos eléctricos, incluidos ordenadores y proyectores
- Pizarras, libros e instrumentos
- Para cubrir todas las salas de todos los edificios
- Para etiquetar todos los activos con códigos de barras únicos
- Todos los datos se transferirán al registro de activos para que el centro educativo pueda mantener la información
SOLUCIÓN
El centro educativo se asoció con RGIS para completar el proyecto de etiquetado y recuento de activos del centro educativo, y RGIS aportó lo siguiente:
- RGIS programó un auditor y un supervisor experimentados de RGIS para completar el recuento de activos
- Se identificaron los activos y se aplicaron etiquetas únicas a todos los activos con el nombre y el código de barras correspondientes, y se colocaron de forma que fueran visibles
- Se crearon 72 categorías de activos, pertenecientes a 13 familias de activos diferentes: Audiovisuales, deportes, electrodomésticos, herramientas, instrumentos, libros, limpieza, medición, mobiliario, planificación, reprografía, salud y sonido
- Se escanearon todos los códigos de barras y se recopilaron datos
RESULTADOS
El centro educativo descubrió que subcontratando el proyecto de etiquetado y conteo del centro educativo a RGIS, se consiguieron los siguientes resultados:
- RGIS completó el etiquetado y la recogida de datos en el centro educativo en 20 horas
- Se han identificado, etiquetado, escaneado e incorporado al registro de activos un total de 6.400 bienes
- El centro educativo puede ahora identificar cuántos activos están disponibles para cada categoría y utilizarlos en todas las ubicaciones (aulas, departamentos, etc.)
- A partir de ahora, el centro educativo podrá mantener el registro de activos añadiendo nuevos activos y eliminando los obsoletos, según proceda